Segreteria Amministrativa - Grant Office
La segreteria amministrativa si occupa della gestione economica dei progetti, coadiuvando i ricercatori nella fase di progettazione della ricerca e nelle successive fasi di rimodulazione. Si occupa inoltre di ogni fase di rendicontazione economica del progetto, predisponendo report amministrativi e documentazione necessaria alla dimostrazione delle spese sostenute. Nell’ambito della ricerca corrente predispone il preventivo di spesa dell’IRCCS e chiude il consuntivo annuale della stessa. La gestione dei progetti di ricerca e della produzione scientifica dei ricercatori avviene in modalità informatizzata mediante strumenti software realizzati ad hoc, che consentono di produrre reportistica utile a supportare le scelte strategiche.
È stato di recente attivato un Grant Office che ha il ruolo di aumentare la qualità e la quantità dei finanziamenti in termini di grant competitivi e che, inoltre, ha tra i suoi compiti quelli di incrementare le collaborazioni e gli accordi a livello internazionale; valorizzare i risultati della ricerca (spin-off e start up, brevetti, commesse, licenze); documentare le attività e produrre statistiche a supporto delle decisioni strategiche dell’Istituto riguardo la ricerca scientifica.

Gestione informatizzata dell’attività scientifica
Sin dall’anno di riconoscimento dell’Ospedale, l’Istituto Casa Sollievo della Sofferenza ha sviluppato in house il programma informatico Archbib, dedicato alla gestione dell’attività di ricerca, sia in ambito scientifico che amministrativo.
La funzione principale di Archbib è la raccolta e la catalogazione di tutta la produzione scientifica (pubblicazioni recensite, comunicazioni scientifiche, abstract, libri, capitoli di libri, etc.) dell’Istituto.
Il sistema Archbib, oltre a calcolare l’IF totale dell’Istituto, è in grado di elaborare report statistici multiparametrici (con conseguente rappresentazione grafica) relativi al valore di IF grezzo e normalizzato (ad esempio in base a tipologia di pubblicazione, unità operativa, linea di ricerca, singolo ricercatore, etc.).
Questo sistema è inoltre integrato con software realizzati in house per l’analisi delle reti di coauthorship degli autori di pubblicazioni e per la rappresentazione grafica degli interessi scientifici dei ricercatori secondo una modalità tag cloud.
Lo schema tag cloud viene costruito in base alle keywords associate dal motore di ricerca PubMed agli articoli scientifici indicizzati prodotti dai ricercatori dell’istituto.
È stata inoltre sviluppata la versione online dell’applicativo che, mediante interfacce ospitate sulla Intranet aziendale, consente di accedere alle principali funzioni. È inoltre disponibile, esclusivamente per le pubblicazioni recensite, il link diretto dalla scheda bibliografica all’abstract presente sul sito PubMed, che rimanda all’articolo ricercato.
Nel caso in cui la rivista in oggetto sia in abbonamento online è possibile accedere dalla scheda bibliografica direttamente alla consultazione del full text dell’articolo richiesto.
Il sistema rappresenta quindi per l’utenza una fonte d’informazione fondamentale per conoscere lo stato dell’arte della produzione scientifica di ogni gruppo di ricerca o singolo ricercatore.
Archbib raccoglie e codifica inoltre i progetti di ricerca dell’Istituto in atto o conclusi. Il software è installato in modalità client-server presso la Segreteria Scientifica.

Raccolta e trasmissione dati
La raccolta dei dati scientifici relativi ai progetti di ricerca è gestita in modalità elettronica attraverso il sistema informatico sopra descritto, che codifica le informazioni necessarie.
L’aggiornamento dei dati relativi ai progetti di ricerca (sia già svolti che in corso) viene effettuato con periodicità semestrale, mentre l’inserimento della produzione scientifica dei ricercatori avviene con cadenza settimanale.

Rapporti con il Ministero della Salute
Per gli aspetti di tipo istituzionale, i rapporti con il Ministero della Salute sono gestiti d’intesa dalla Direzione Generale e dalla Direzione Scientifica che predispone la rendicontazione annuale dell’attività di ricerca corrente verificando, assemblando e organizzando le informazioni fornite dai ricercatori.
I rapporti con il Ministero della Salute sono gestiti direttamente dalla Segreteria Scientifica, che raccoglie le proposte dei ricercatori e le sottopone al Ministero nelle modalità richieste, utilizzando il sistema informatizzato di Work Flow.
La Segreteria Scientifica, inoltre, trasmette i progetti di ricerca finalizzata, le relazioni clinico-scientifiche e fornisce un supporto di programmazione, gestione e monitoraggio dell’attività ai ricercatori nell’elaborazione dei progetti di ricerca finanziati dal Ministero o da altri Enti.
Ultima modifica Martedì, 11 Gennaio 2011 12:15

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